Chi spedisce regolarmente extra-UE saprà che senza codice EORI la merce non si muove. Capire cos’è il codice EORI, come ottenerlo in Italia, come funziona la validità del codice EORI nel tempo e come automatizzare la verifica del codice EORI dentro ai flussi d’ordine è ormai una parte strutturale del lavoro di chi gestisce operations e-commerce.
Senza questo numero, o con un EORI errato, il rischio è di bloccare intere spedizioni in dogana, creare ritardi difficili da spiegare ai clienti e generare ticket in serie per problemi che potevano essere prevenuti a monte.
Cos’è il codice EORI, chi lo richiede, quando è obbligatorio
Il codice EORI è un numero unico a livello UE, assegnato da un’autorità doganale di uno Stato membro, che identifica l’operatore economico in tutte le procedure doganali dell’Unione. Con un solo formato standard per tutti, il dialogo tra aziende e dogane diventa più veloce e tracciabile, perché ogni dichiarazione e ogni controllo sono collegati allo stesso identificativo.
Deve richiederlo qualsiasi operatore economico stabilito nel territorio doganale dell’Unione che effettua operazioni di importazione o esportazione con Paesi terzi. Anche soggetti non stabiliti nell’UE possono avere un EORI, se interagiscono direttamente con le dogane europee. Nell’e-commerce questo significa aziende che spediscono extra-UE verso clienti finali, ma anche aziende che importano stock da Paesi terzi per poi rivenderli nell’Unione.
Sul piano pratico, l’EORI va indicato nelle dichiarazioni doganali, nella documentazione di import/export e nei sistemi elettronici di scambio dati. Senza codice EORI, o con un numero non registrato, la merce rischia di rimanere ferma fino a chiarimento, con costi e ritardi che ricadono sul merchant e, in ultima analisi, sull’esperienza del cliente finale.
In Italia il formato è relativamente semplice: “IT” seguito dal numero di partita IVA per aziende e titolari di partita IVA, oppure dal codice fiscale per altri soggetti, secondo le regole dell’Agenzia delle Dogane.
Validità codice EORI: durata, aggiornamenti anagrafici e variazioni attività
Una volta ottenuto, la validità del codice EORI non è legata a una scadenza automatica annuale: l’EORI resta valido finché l’operatore rimane attivo e i suoi dati sono corretti nei registri doganali. Il codice è registrato a livello nazionale e poi reso disponibile in una banca dati centrale della Commissione europea, che viene aggiornata ogni volta che l’anagrafica cambia.
Ogni variazione societaria rilevante va riflessa nella registrazione EORI presso lo Stato membro che ha rilasciato il codice. Per le aziende italiane, questo significa passare dall’Agenzia delle Dogane e aggiornare tempestivamente l’anagrafica, così che l’EORI resti allineato alla realtà.
Come ottenerlo in Italia
Passando al come ottenere il codice EORI in Italia, questo è un processo abbastanza lineare. L’autorità competente è l’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli (ADM), che attraverso il progetto EOS (EORI + AEO) mette a disposizione modulistica, istruzioni operative e normativa di riferimento.
Per gli operatori economici italiani è richiesta la presentazione di una domanda formale all’ufficio delle dogane territorialmente competente, utilizzando il modulo richiesta codice EORI istituzionale disponibile sul sito ADM.
Il rilascio è gratuito e, una volta registrato a livello nazionale, il codice EORI diventa operativo per tutte le operazioni doganali dell’azienda in UE. Alcune fonti ricordano che, per le imprese italiane, il codice può diventare “attivo” al momento della prima operazione doganale effettiva, quindi è buona pratica richiederlo e testarne la registrazione prima di andare live con campagne che prevedono spedizioni extra-UE.
Verifica codice EORI: controlli nel database UE e buone pratiche di archiviazione
Una volta ottenuto la verifica del codice EORI è altrettanto cruciale, soprattutto quando si lavora con partner, fornitori o clienti B2B esteri. La Commissione europea mette a disposizione un servizio ufficiale di validazione EORI.
Dal punto di vista organizzativo, conviene trattare il codice EORI come un dato critico di compliance. Questo significa archiviarlo in modo strutturato all’interno dei sistemi aziendali, insieme a prove di richiesta e conferma, e prevedere controlli periodici sulla sua validità, soprattutto se la struttura societaria cambia o se l’azienda apre nuove sedi.
E-commerce, spedizioni & documenti: integrare EORI nelle pratiche doganali e nei dati d’ordine
Una volta chiarito cos’è e come funziona, la domanda per chi gestisce un e-commerce è come far vivere l’EORI dentro ai processi quotidiani. Il punto centrale è evitare che il codice EORI venga digitato a mano “all’ultimo momento” su documenti o portali doganali: deve essere parte integrante dei dati d’ordine e delle pratiche doganali, in modo coerente e automatizzato.
Nella pratica, questo significa che l’EORI aziendale dovrebbe essere presente nei master data del sistema ERP, del gestionale e della piattaforma logistica, e riportato automaticamente su fatture commerciali, dichiarazioni CN22/CN23 dove necessario, DAE e ogni documento o flusso elettronico inviato al corriere o allo spedizioniere per operazioni extra-UE. Quando si spedisce a clienti B2B che a loro volta hanno un EORI, il sistema dovrebbe consentire di memorizzare il codice EORI del cliente e associarlo agli ordini pertinenti, così da evitare di chiederlo via mail ogni volta o, peggio, di usare numeri incompleti.
Alla stessa maniera con cui si lavora sui codici HS o sui valori doganali, conviene trattare l’EORI come un attributo strutturale del flusso ordini. Questo approccio previene blocchi a posteriori, quando la merce è già in magazzino o addirittura in transito. In un contesto con spedizioni multi-corriere, l’integrazione è ancora più importante. Ogni vettore ha il proprio modo di raccogliere dati doganali, API diverse, form diversi, campi obbligatori non sempre omogenei. Se l’EORI e gli altri dati chiave vengono gestiti a livello di piattaforma, e non per singolo portale, l’azienda può garantire coerenza verso tutti i corrieri, evitando che un errore di compilazione su un sistema finisca per bloccare solo una parte delle spedizioni.
Come Hubrise può aiutarti a scalare le spedizioni internazionali
Il ruolo di Hubrise e in particolare di SEND2U è scalare le spedizioni internazionali riducendo errori e ticket legati a dogana e tracking, la chiave è far sì che il codice EORI sia un dato governato dal motore che orchestra ordini e spedizioni.
SEND2U è un motore di orchestrazione: legge i dati d’ordine provenienti dai vari canali, li incrocia con regole di spedizione e li traduce in istruzioni per i corrieri. Inoltre, integrando i servizi di Hubrise, gli esiti doganali e gli eventuali blocchi vengono riflessi nel tracking consolidato. Questo riduce sensibilmente il numero di ticket legati a “spedizione ferma in dogana” e permette al team di intervenire con informazioni puntuali, invece di dover rincorrere spedizionieri e portali diversi.
Collegare il codice EORI a un motore come SEND2U significa poter automatizzare non solo la scelta del vettore, ma anche controlli di coerenza sui dati doganali prima della generazione etichette. Per un responsabile operations che vuole davvero scalare l’export, questo è il salto di qualità, non limitarsi a chiedersi “come ottenere il codice EORI”, ma decidere come integrarlo in modo strutturale nei processi e negli strumenti, sfruttando una piattaforma di smart delivery come SEND2U per trasformare un requisito doganale in un vantaggio operativo.