Quando si iniziano a gestire spedizioni extra-UE in modo sistematico, la domanda inevitabile è “sto usando il codice HS giusto per i miei prodotti?”. Una classificazione errata dei codici HS può significare dazi sbagliati, controlli, blocchi in dogana e ritardi sull’esperienza cliente, soprattutto se si lavora in ambito e-commerce con grandi cataloghi e molte varianti. Per i responsabili logistica, supply chain o export, capire il codice HS cos’è, come è strutturato e come applicarlo a livello di catalogo è ormai un requisito operativo.
In questo contesto, strumenti come le Soluzioni omnicanale di Hubrise, il motore di orchestrazione SEND2U e i servizi di Tracking diventano l’infrastruttura che collega anagrafiche prodotto, codici doganali e flussi di spedizione, riducendo sorprese e attriti nei passaggi di confine.
Codice HS cos’è: scopo, benefici e impatto su dazi e conformità
L’HS code, o codice HS, è un sistema di classificazione internazionale delle merci sviluppato dall’Organizzazione Mondiale delle Dogane (WCO). Ogni tipo di prodotto viene ricondotto a un codice numerico armonizzato, che permette alle autorità doganali di parlare tra di loro quando controllano, tassano e monitorano i flussi di import/export.
Lo scopo principale dei codici HS è standardizzare la descrizione delle merci a livello mondiale, così che una determinata categoria di prodotti sia identificata nello stesso modo a prescindere dal Paese. Su questa base comune ogni area doganale, come l’Unione Europea, applica la propria estensione e le proprie aliquote, ma il cuore del sistema resta condiviso. È qui che il codice HS dogana diventa cruciale, dalla corretta classificazione dipendono i dazi da applicare, eventuali restrizioni o licenze necessarie, obblighi documentali e statistiche di commercio estero.
Dal punto di vista dell’azienda, usare il codice doganale HS corretto porta benefici molto concreti. Prima di tutto riduce il rischio che la spedizione venga fermata per controlli perché descrizione merce, fattura e codice non sono coerenti.
In secondo luogo permette di calcolare in anticipo dazi e oneri, evitare sorprese al cliente finale e impostare policy chiare su chi paga cosa, soprattutto quando si lavora con modelli DAP o DDP. Infine, rafforza la conformità, in caso di audit o contestazioni, poter dimostrare di aver applicato codici HS coerenti con le note esplicative ufficiali è una protezione importante.
In un contesto e-commerce, dove si lavora spesso con migliaia di SKU e spedizioni quotidiane verso mercati extra-UE, la qualità dei codici HS a livello di catalogo è un fattore che può fare la differenza tra una logistica fluida e una costellata di blocchi, ricalcoli e reclami.
Struttura degli HS code: capitoli, voci e sottovoci (6 cifre standard WCO)
Per utilizzare gli HS code in modo consapevole occorre capirne la logica interna. La struttura base del hs code è formata da sei cifre, che costituiscono lo standard WCO valido a livello internazionale; molti Paesi aggiungono poi cifre ulteriori per esigenze statistiche o tariffarie, ma il nucleo comune resta quello a sei cifre.
Le prime due cifre identificano il capitolo, cioè una grande famiglia merceologica. I capitoli sono organizzati in modo sistematico: per esempio tessili, macchinari, apparecchi elettrici, strumenti di precisione e così via. Le cifre successive, la terza e la quarta, definiscono la voce all’interno di quel capitolo, restringendo il campo a un sottoinsieme più preciso di prodotti. Le ultime due cifre del blocco base, la quinta e la sesta, individuano la sottovoce, che descrive ancora più nello specifico il tipo di merce.
La struttura del codice HS parte da una categoria molto ampia e, man mano che si aggiungono cifre, ci si avvicina sempre di più alle caratteristiche reali del prodotto. A partire da queste sei cifre armonizzate, ogni Paese o unione doganale può estendere il codice con ulteriori cifre nazionali o comunitarie.
Per chi lavora nell’e-commerce, l’aspetto più importante è ricordare che il nucleo del hs code resta quello a sei cifre e che, se la classificazione a questo livello è errata, anche le estensioni nazionali saranno sbagliate di conseguenza.
Trovare il codice doganale HS giusto: criteri, esempi e fonti ufficiali
La domanda pratica, a questo punto, è come trovare il codice hs dogana giusto per i propri prodotti. La tentazione più comune è “copiare” il codice indicato da un fornitore, da un competitor o da documenti passati, ma questo approccio è rischioso. Ogni azienda, infatti, può avere specifiche tecniche diverse, varianti di prodotto o configurazioni che cambiano completamente la classificazione.
Il punto di partenza dovrebbe sempre essere la descrizione tecnica del prodotto: materiali principali, funzione prevalente, livello di lavorazione, presenza di componenti elettroniche o di parti che possono spostare la classificazione da una voce all’altra.
In ambito e-commerce, la sfida è far convivere questa profondità tecnica con la velocità operativa. Qui entrano in gioco strumenti digitali e piattaforme che collegano la classificazione doganale al catalogo prodotti. Se il gestionale o la piattaforma ordini sono integrati con soluzioni omnicanale, il codice doganale HS diventa un attributo strutturale dell’anagrafica prodotto, che viaggia automaticamente verso i corrieri e verso i documenti di esportazione ogni volta che si genera una spedizione extra-UE.
In questo tipo di scenario, lo smart delivery service SEND2U può usare i codici HS anche come parametro per applicare regole di spedizione diverse, per esempio scegliere un corriere più adatto a gestire determinate categorie o attivare flussi documentali specifici quando si tratta di prodotti soggetti a restrizioni.
Best practice per assegnare codici HS a cataloghi e varianti di prodotto
La complessità emerge quando si passa dai singoli casi al catalogo completo. In un e-commerce strutturato, con centinaia o migliaia di SKU e varianti per colore, taglia, configurazione o bundle, l’assegnazione dei codici HS deve essere affrontata come un progetto trasversale, non come una serie di interventi spot.
La prima best practice è partire dalla struttura del catalogo, identificando le famiglie di prodotto che condividono lo stesso codice HS. Spesso le varianti di colore o di taglia non cambiano la classificazione, mentre varianti di materiale, di funzione o di presenza di componenti elettroniche sì.
Un secondo elemento chiave è la governance, chi è responsabile della classificazione e delle eventuali modifiche nel tempo. Gli aggiornamenti delle nomenclature internazionali o delle interpretazioni ufficiali possono imporre di rivedere alcuni codici HS, quindi è utile avere processi che prevedano revisioni periodiche e momenti di allineamento tra logistica, amministrazione e, quando serve, consulenti esterni. Le modifiche ai codici devono riflettersi automaticamente sull’intero flusso, dagli ordini ai documenti di export.
Dal punto di vista tecnologico, l’ideale è che il codice HS non sia solo un campo compilato a mano ogni volta che si stampa una fattura, ma un attributo stabile dell’anagrafica prodotto che il sistema usa in modo coerente su tutte le spedizioni extra-UE. Le Soluzioni omnicanale di Hubrise, integrate con i sistemi e-commerce e con i corrieri, permettono proprio questo tipo di approccio: il dato vive a monte, in un luogo unico, e viene poi riutilizzato da SEND2U per definire le regole di spedizione e dal Tracking per interpretare in modo corretto gli eventi legati alla dogana.